Web agencija koja ne mjeri vrijeme po projektu, ne zna koji je projekt profitabilan, a koji gubi novac. Bez tih podataka, svake godine cijeniš krivo, gubiš na fixed-price projektima, i čudiš se zašto unatoč mnogo posla na kraju ostane malo profita. Ovo je vodič za time tracking sustave za web agencije i kako iz njih izvuć vrijednost.
Zašto time tracking
- Project profitability — "prodali smo za 5000 EUR, ali utrošili 80 sati × naš cost rate 35 EUR = 2800 EUR cost → 44% margin". Bez time data, slijepo.
- Billable hours za hourly projekte — exact bill bez round-up debate.
- Estimating budućih projekata — "sličan projekt prošle godine trebao 60h, sada cita 80h da imamo buffer".
- Capacity planning — tim ima 40h tjedno × 5 ljudi = 200h kapacitet. Trenutno booked 180h. Prostora za 1 mali projekt.
- Identifikacija "lošeg" rada — task X uvijek traje 3x duže nego planirano → problem u processu ili tool-u.
Glavni alati
Toggl Track
Najjednostavniji, fokus na pure time tracking. Klikneš timer, izabereš projekt + task, klikneš stop.
Plus: brz UI, Mac/Win/Linux/iOS/Android app, browser extensions, Pomodoro timer, idle detection, izvrsne integracije (Asana, Jira, Trello, ClickUp).
Minus: nema project management — samo timer. Treba zasebni PM tool.
Cijena: Free do 5 korisnika. Premium 10 USD/user/mj. Enterprise 20 USD/user/mj.
Harvest
Time tracking + invoicing combo. Popular u US dizajn agencijama.
Plus: invoicing built-in (tracked time → invoice → send → primit payment), expense tracking, Forecast (sister product) za capacity planning.
Minus: sučelje izgleda dated, no built-in PM.
Cijena: Free za 1 user + 2 projekta. Pro 11 USD/user/mj.
Clockify
Najjeftiniji full-featured tracker, free tier ima nelimitirane korisnike.
Plus: free za neograničene korisnike (rijetka stvar u SaaS-u), Pro features (billable rates, reports) jeftine.
Minus: UI manje polished od Toggl-a, support sporiji.
Cijena: Free unlimited users. Pro 4 USD/user/mj. Enterprise 12 USD/user/mj.
Productive
All-in-one agency platform (HR-based startup, da). Time tracking + project management + invoicing + capacity + budget tracking + CRM. Built specifično za web/marketing agencije.
Plus: sve u jednom — eliminira potrebu za 5 različitih alata. Realan agency workflow (sales → project → billing → invoicing). EU-headquartered, GDPR-friendly.
Minus: skuplji, learning curve, overkill ako trebaš samo time tracking.
Cijena: Essential 11 EUR/user/mj. Professional 28 EUR/user/mj.
Hubstaff
Time tracking + screenshots + activity monitoring. Kontroverzno — neki ljudi smatraju surveillance.
Plus: proof-of-work za remote tim ili klijent koji traži evidence (rare ali postoji).
Minus: screenshots su privacy issue u EU, GDPR razmišljanje, demoralizing za tim.
Cijena: od 7 USD/user/mj.
Tempo (za Jira)
Time tracking integration unutar Jira. Ako tim već koristi Atlassian, najmanji friction.
Usporedba
| Alat | Cijena (5 users) | Time tracking | Invoicing | PM | Naj za |
|---|---|---|---|---|---|
| Toggl | 0 (Free) ili 50 USD/mj | vrhunski | ne | ne | pure tracking |
| Harvest | 55 USD/mj | solid | da | ne | tracking + invoicing |
| Clockify | 0 (Free) ili 20 USD/mj | solid | basic | ne | budget-conscious |
| Productive | ~140 EUR/mj | OK | da | full | agency all-in-one |
| Hubstaff | 35 USD/mj | + monitoring | da | basic | remote control |
Implementation — kako pokrenut bez bunta
1. Dogovori se s timom prvo
Time tracking može osjećat kao surveillance ako se ne komunicira pravilno. Objasni:
- Razlog: estimate-imo bolje, naplaćujemo pravedno, vidimo gdje gubimo vrijeme na ne-poslove.
- NIJE: kontrola gdje si i koliko kafe piješ.
- Pravila: trackaj billable + non-billable (sastanci, admin, learning). Ne mora se trackirat pauza za WC.
2. Definiraj kategorije
Tipično za web agenciju:
- Billable: development, design, content, project management, client communication.
- Non-billable internal: sales, marketing, internal projects, HR, training.
- Overhead: daily standup, planning, retrospectives, ne specifični klijent.
3. Set timer na minimum 15 min
Trackat svake 30 sekunde je nemoguće održat. Min granularnost 15-30 min, round up.
4. Daily start-of-day routine
Prva stvar ujutro: timer na "Planning today". Svaki task switch = stop, novi timer. Kraj dana: provjeri da total odgovara očekivanju.
5. Tjedni review
Petak popodne: tim provjerava svoje time entries za tjedan, korigira netočne (zaboravio stopnut timer, krivi projekt).
Reports koji vrijede
Project profitability
Project budget (sale) - (sum tracked hours × cost rate) = profit. Provjeri za sve zatvorene projekte zadnja 12 mjeseci. Pattern koji projekti su gubitaši?
Billable utilization
Billable hours / total hours tracked. Cilj 60-75% za senior dev, 50-65% za PM, 70-80% za designer. Više od 80% = burnout risk.
Estimate accuracy
Estimated hours vs actual. Pattern: konstantno underestimating? Add 20-30% buffer u quote-ove.
Hourly cost analysis
(Total salary + benefits + overhead) / billable hours / month = real cost rate. Ako fakturiraš 60 EUR/h a real cost je 45 EUR/h → 33% margin. Treba 50%+ za zdravu agency.
Fixed-price vs hourly
Fixed-price
Time tracking i dalje critical — bez njega ne znaš stvarni profit. Često fixed-price gubi novac jer scope creep ide u tvoj trošak.
Pravilo: tracker hours = base za sljedeći estimate. "Sličan WP webshop nam je trebao 120h" → quote 140h × hourly rate.
Hourly
Time tracking = direkt invoice. Send report klijentu zajedno s invoice za transparency.
Retainer / monthly maintenance
Klijent plaća 800 EUR/mj za "maintenance". Time tracking pokazuje stvarno utrošena hours po klijentu. Ako trošiš 15h × 50 EUR cost = 750 EUR → margin samo 50 EUR. Treba podić retainer ili limitirat scope.
Integracije s WP/Laravel projektima
Mnogi tracker-i imaju browser extension koji prati aktivnost u WP admin, GitHub, Jira itd. Toggl Track i Clockify automatski sugeriraju entry temeljem što radiš.
Za code time-tracking: WakaTime — automatski track-a koliko si vremena pisao kod u VS Code-u/PhpStorm-u, po fajlu i projektu.
WMD i agency tools
WMD interno koristi Productive za client management + time tracking + invoicing kombo. Za klijente koji počinju agency posao i pitaju nas savjet, preporučujemo: Clockify za start (free, dovoljno), Productive kad pređu 5+ ljudi i imaju 10+ aktivnih projekata. Kao hosting provider, postavljamo Productive self-hosted instance po želji (Docker container na klijent VPS-u) za enterprise klijente koji ne žele SaaS data residency.
FAQ
Toggl ili Clockify? Toggl ima bolji UX, Clockify je jeftiniji za veće timove. Funkcionalno slično.
Mora li svatko trackat svaki minutu? Ne. Doživotno mjerit u 15-min blokovima je dovoljno. Cilj je signal, ne savršen sat.
Što ako klijent traži detaljan time report? Daj mu — transparency gradi povjerenje. Većina alata ima export u PDF s breakdown po task-u.
Surveillance je problem u EU? Continuous screenshots + activity monitoring (Hubstaff style) traži GDPR consent + jasna policy. Pure time tracking (samo timer) nije problem.
Mogu li izračunat hourly rate iz salary + overhead? Da. Formula: (gross salary × 1.4 za poreze i benefite + overhead per person) / (billable hours per month). 1500 EUR salary + 600 overhead = 2100 EUR. ÷ 100 billable h = 21 EUR cost rate. Bill min 50 EUR/h za 2.4x margin.
Pokrećeš ili skalirahš web agenciju i trebaš savjet o agency stack-u? WMD radi s desetcima agencija — savjet o time tracking, project management, hosting partner program. Javi se preko kontakt forme.
